Tapahtumajärjestäjän muistilista

• Miksi tapahtuma järjestetään, mitä tapahtuman järjestämisellä tavoitellaan
• Mikä tapahtuma 
  • konsertti, festari, urheilu, myyntimessut, jne.
• Nimi 
  • tarkista haulla että samalla nimellä ei jo ole tapahtumaa tai muuta sisältöä joka voi luoda sekaannusta
• Kenelle tapahtuma on suunnattu 
  • avoin yleisölle, rajattu kutsu, paikallinen, alueellinen, kansallinen, kansainvälinen yleisö
• Onko tapahtuma yleisölle maksuton vai maksullinen
• Milloin, eli päivämäärä ja kellonaika, sekä kesto 
  • Onko aika kohderyhmää ajatellen sopiva? 
  • Onko päällekkäisiä tapahtumia tiedossa? Jos on, millä tavoin voidaan tehdä yhteistyötä (esim. hankinnat, lavarakenteet, markkinointi, myyntipaikat, tapahtumailme? 
  • Järjestetäänkö tapahtuma vain kerran vai tavoitellaanko esim. vuosittain toistuvaa tapahtumaa?
• Missä, eli tapahtumapaikka, tila, osoite 
• Onko tapahtuman toteutukselle realistiset mahdollisuudet aikataulullisesti ja taloudellisesti? 
• Mihin suurempaan kokonaisuuteen tapahtuma liittyy ja mikä sen rooli siinä on?
• Kun kaipaat apua tapahtuman konseptoinnissa ja suunnittelussa ota yhteyttä Visit Raahe tiimiin.

• Onko paikka teknisiltä ratkaisuiltaan ohjelmasisältöihin sopiva? 
• Onko paikka logistisesti järkevä? 
• Onko tarjolla myös huolto- ja takahuonetilat? 
• Tapahtuman identiteetti voi rakentua myös epätavallisen paikkavalinnan avulla. 
• Onko tapahtumapaikka esteetön. Esteettömyyttä on tarpeen tarkastella sekä yleisön että ohjelmantuottajien ja esim. myyjien kannalta.
• Miten osallistujat löytävät ja pääsevät paikalle. Tee tarvittaessa opasteet.
• Onko parkkipaikkoja käytettävissä ja onko käytettävissä oleva tila mitoitettu odotettuun yleisömäärään.
• Huomioi myös sään vaihtelut tapahtumapaikkaa valittaessa.
• Huolehdi tapahtumapaikan siisteydestä myös tapahtuman aikana.

• Selvitä ja minimoi ulkotapahtumasi vaikutukset vesistöön, maaperään ja kasvillisuuteen. Suojaa herkkää luontoa rajaamalla tapahtuma-aluetta.

   

• Minkälaisista osista ja vastuista tapahtuma rakentuu. Alla yleisimpiä:
  • hankinta (kumppanit ja tarvikkeet) 
  • lupien hankkiminen
  • viestintä ja markkinointi
  • ohjelman kokoaminen
  • tapahtumatiimin ja talkooväen perehdyttäminen
  • tapahtuman rakentaminen, kalustaminen ja roudaus 
  • sähkö (voima- /valovirta, lisäsähkökeskus/agregaatti jos ei olle verkossa, jatkojohdot, valaistus.) 
  • äänentoisto (streamaus, äänitys, etätapahtumajärjestelyt)
  • vesi
  • vessat (myös invavessat)
  • vastaanotto ja/tai lipunmyynti 
  • järjestyksenvalvonta, liikenteenohjaus ja vartiointi
  • ensiapu 
  • kierrätys ja jätehuolto 
  • ruokahuolto
  • siivous tapahtuman aikana ja jälkeen
  • tapahtuman purku
  • jne.
• Kokoa kasaan tapahtuman työryhmä ja jakakaa tehtävät ja vastuut eli kuka vastaa mistäkin ja kuka tekee mitäkin ennen tapahtumaa, sen aikana ja sen jälkeen
• Sopikaa millä tavalla tapahtumatiimi viestii toisilleen
• Tehkää aikataulu eli mihin mennessä on mikäkin osa hoidettu tai valmiina. Ota aikataulutuksessa huomioon mahdolliset itsestäsi riippumattomat viivästymiset.
• Yhteistyökumppanit jotka ovat mukana tukemassa taloudellisesti (huomioi tässä myös vastikkeellisuus, eli miten kumppanit hyötyvät), kumppanit tuottamassa tapahtumaan sisältöä ja palveluja (esim. myyntipaikat ruokatoimijoille ja muille myyjille). 
• Ota majoituspalvelut mukaan suunnitteluun erityisesti kun tavoittelet yleisöä kauempaa. Neuvottele toimijoiden kanssa esim. pieni alennus majoituksesta tapahtumasi koodilla. Sovi myös miten teette yhteistyöt edun ja tapahtuman markkinoinnin kanssa. 
   
• Jotta tapahtuma menisi sujuvasti, on vastuut, aikataulut ja yksityiskohdat sovittava hyvissä ajoin
• Varasuunnitelma eli mitä tehdään jos vaikkapa sää tekee tepposet

Kestävillä valinnoilla kevennät tapahtumasi ympäristökuormaa ja tuet paikallisia elinkeinoja. Alla muutamia nostoja mietintään. Muistathan myös viestiä kestävyysodotuksesi ja -valintasi kumppaneille, myyjille, tavarantoimittajille ja tapahtuman yleisölle.

Tapahtumapaikka

• Sijainti keskeisesti tai hyvien kulkuyhteyksien päässä vähentää päästöjä
• Huolehdi kierrätyksestä ja siisteydestä tapahtuman aikana ja jälkeen.

Matkat ja kuljetukset

• Voit esittää toimitusketjujen logistiikkaan vähähiilisiä vaihtoehtoja
• Suosi maata pitkin matkustamista lentojen sijaan
• Suosi julkista liikennettä, kimppakyytejä ja yhteiskuljetuksia
• Tee hankintoja lähialueelta

Energia

• Käytä energiatehokkaita laitteita ja A-energialuokan koneita
• Vältä turhaa sähkönkulutusta 
• Suunnittele energiantarve ennakkoon

Ruoka ja juoma

• Suosi sesonkituotteita, lähiruokaa, kasvispainotteista, luomua.
• Käytä kestoastioita tai biohajoavia ruokailuvälineitä ja -astioita
• Huolehdi ruokapisteiden kierrätyksestä
• Kehitä panttisysteemi juomalaseille, tuopeille ja muille astioille
• Kehitä ruoka-annoksia jotka voi tarjota vaikka paperitaskussa ilman lautasia ja aterimia
• Vähennä ruokahävikkiä sopimalla paikallisen kaupan kanssa ylijäämäruoan jakamisesta ilmaiseksi esim. tapahtumatiimille ja talkoolaisille

Jätehuolto

• Huolehdi että tapahtumatila siivotaan tapahtuman jälkeen vähintään yhtä hyvään kuntoon kuin se oli ennen tapahtumaa
• Polt­to­kel­poi­sen jät­teen kerää­mi­nen on vähim­mäis­vaa­ti­mus ylei­sö­ta­pah­tu­mis­sa
• Jos tapahtumassa on tarjoilua tai ruokamyyntiä kuuluu biojätteelle olla oma jäteastia
• On suositeltavaa että järjestetään lajittelu myös kartongille, lasille, metallille, paperille, muoville, pulloille ja tölkeille, sekä vaaralliselle jätteelle.
• Muista myös viestiä tapahtuman vieraille ja työntekijöille miten kierrätetään. 
• Sijoita keräysastiat sinne missä palveluja käytetään ja missä yleisö viihtyy. Muista myös tarkkailla säiliöiden täyttymistä tapahtuman aikana ja hoida tyhjennykset.
• Vaadi ruokatoimijoilta ja myyjiltä vähintään saman tasoinen kierrätys.
• Ota selvää minkälaisia järjestelyjä tapahtumasi vaatii. Katso lisää kohdasta Suunnitelmat, viranomaisilmoituksen ja -luvat.

Hankinnat ja materiaalit

• Mieti tarvitseeko hankkia jos voi vuokrata tai lainata.
• Muista palauttaa laina- ja vuokrakamppeet sovitusti.
• Kerää uudelleen käytettävät tavarat pois (kaulanauhat, nimikyltit, jne.)
• Ota huomioon hankintojen ympäristöystävällisyys, paikallisuus, kotimaisuus, jatko- ja uusiokäyttö kilpailutuksessa.
• Jätä päivämäärät ja vuosiluvut pois banderolleista ja lipuista jotta voit käyttää niitä seuraavassakin tapahtumassa.
• Mieti muiden tapahtumien kanssa yhteishankintoja.

Vesi ja viemäröinti

• Järjestä vesipiste ja kehota kävijöitä käyttämään omia täytettäviä vesipulloja. 
• Järjestä bajamajan yhteyteen käsienpesupaikka.
• Älä lotraa! Kerro tapahtuman tavoitteista vedenkäytön kohtuullistamiseksi myös myyjille, henkilökunnalle ja yleisölle. 

Melu

• Ota selvää desibelirajoista ulko- ja sisätapahtumassa. Katso lisää kohdasta Suunnitelmat, viranomaisilmoituksen ja -luvat.
• Huomioi lähiluonto ja naapurit.

Viestintä

• Kirjaa arvosi ja viesti tapahtumasi ympäristövalinnoista ylpeästi tapahtuman omissa kanavissa, ulkoisessa markkinoinnissa ja viestinnässä.
• Sitouta henkilökunta ja kumppanit arvojen mukaiseen toimintaan.
• Sitouta myös yleisö esim. tekemällä kävijäkysely kokemuksista ja kehittämisideoista.
• Tutus­tu, miten seu­raa­vat tapah­tu­mat ker­to­vat vas­tuul­li­suus­toi­mis­taan verk­ko­si­vuil­laan: Ilo­saa­ri­rock, Flow Fes­ti­val, Euro­so­nic, Sham­ba­la Fes­ti­val.

Sertifikaatit

Tapah­tu­man ympä­ris­tö­työl­le voi hakea todis­tei­ta monis­ta­kin syis­tä. Ympä­ris­tö­työs­tä kie­li­vät ser­ti­fi­kaa­tit ja mer­kit lisää­vät uskot­ta­vuut­ta niin rahoit­ta­jien kuin mui­den kump­pa­nei­den sil­mis­sä, ylei­sös­tä puhu­mat­ta­kaan.

Lisätietoa tulossa.

• Mieti miten ja missä kanavissa parhaiten tavoittaisit tapahtuman kohderyhmän 
• Markkinointimateriaalin valmistaminen eri tarkoituksiin ja kanaviin
• Muista huolehtia ainakin seuraavista tiedottamisen kanavista: 
  • tapahtuman omat verkkosivut tai muu digitaalinen kotipesä
  • tapahtuman omat somekanavat
    • tee omalle Facebook tilillesi FB tapahtuma. Lisää Visit Raahe rinnakkaisjärjestäjäksi, niin pääset mukaan tapahtumien listaukseen sekä viikon vinkkeihimme (tämä mahdollisuus ei edellytä Visit Raahe yhteismarkkinoinnin kumppanuutta).
  • Visit Raahe matkailun yhteismarkkinoinnin kanavat (Raahessa, Siikajoella ja Pyhäjoella toteutettavat tapahtumat)
    • Visit Raahe matkailun yhteismarkkinoinnin kumppanuudella saat tapahtumallesi lisänäkyvyyttä. Lisätietoa kumppanuudesta löydät täältä. 
  • mediatiedote 
  • lehti-ilmoitukset, radio- ja TV -mainonta, digitaliset mainospinnat 
  • julisteet
  • menovinkit (ilmaispalstat ja tapahtumakalenterit)
• Muista viestiä tapahtumaan saapuvia myyjiä, esiintyjiä, talkoolaisia riittävästi ja juuri heidän tarvitsemalla tavalla. Kerro ajo-ohjeet, rakennus- ja purkuajat, parkkipaikat, yleiset palvelut, majoitus, jne.

• Muista myös varata aikaa ja tekijä tapahtuman aikana kuvien ja videoiden ottamiseksi, materiaalia tarvitset tulevien tapahtumien markkinointiin. Kuvat ja videot auttavat sinua myös jälkimarkkinoimaan tapahtumaa ja kiittämään henkilökuntaa ja yhteistyökumppaneita panoksestaan., 

   

• Tee tapahtumalle budjetti, johon on mahdollisimman tarkkaan kirjattu menot ja tulot 
• Yhteistyökumppaneiden hankinta (valmistele kumppanuuspaketit joilla voit kumppanuutta myydä, mainospaikan lisäksi on hyvä miettiä tapoja joilla ainakin isoimmat yhteistyökumppanit hyötyvät panoksestaan)
• Mahdolliset apurahat ja muut avustukset

Raahen kaupungin sivuilta löydät Tapahtumajärjestäjän lupaoppaan kattavan listauksen yleisimmin tarvittavista luvista ja tietoa niiden myöntäjistä.  
 

Kun haluat tapahtumaasi myyjiä ja ruokatoimjoita, alla kohtia mietittäviksi ja myyjille informoitavaksi.

Infoa tapahtuman verkkosivuilla

• Tapahtuman aika (asiakkaille): päivämäärä ja kellonajat 
• Tapahtuman rakentaminen ja purku (tekniikka, myyntipaikat, jne.): päivämäärä ja kellonajat 
• Tapahtuman paikka ja tarkennettuna myyntipaikan sijainti siellä. 

Minkälaisia toimijoita haetaan huomioiden tapahtuman arvot ja tavoiteltu imago

Esim. "Haemme monipuolista ja laadukasta myyjäkattausta toteuttamaan kanssamme kesän parasta festivaalia! Arvostamme erityisesti toimijoita, jotka sitoutuvat lähi- ja luomutuotettujen raaka-aineiden käyttöön. "

Valintakriteereinä esim.

• Toimijan kyky valmistaa korkealuokkaista ja tasalaatuista ruokaa läpi viikonlopun hygieenisesti, tehokkaasti ja iloisesti palvellen. 
• Menun/tuotteiden suunnittelu asiakkaan tarpeisiin ja tapahtuma-/festariolosuhteisiin. 
• Olemme erityisen kiinnostuneita tuotteista, jotka tuovat koko festivaalin ruokavalikoimaan lisäarvoa – eli jotain muuta, kuin mitä muutkin toimijat tarjoavat 
• Kyky tarjota korkeatasoisia kasvisannoksia – mieluiten myös vegaanisia. Niin ikään pisteitä saa ruoka-aineallergeenien ja myös muiden erikoisruokavalioiden huomioimisesta. 

Paikan hinnoittelu: 

• Mieti minkäkokoisia paikkoja myyt esim. 3x3 (yleisin telttakoko), mitä palveluja hinta sisältää, hinnoitellaanko sähkö erikseen. Sisältääkö hinta alv:n vai tuleeko lisäksi.
• Sijoitetaanko ruokamyyjät ja muut tuotemyyjät eri paikkoihin (ruoan käry) ja onko heillä samat ohjeistukset, hinnat ja velvoitteet?

• Mieti myös onko eri hinnoittelu järjestöille/oppilaitoksille, tms. 

   

Esimerkki ruokatoimijan hinnoitteluun:

• Ruokamyyntipaikka/Food Truck festivaalialueella

  • Paikan hinta x € + alv 
  • Hinta sisältää 
    • x kokoisen alueen, 
    • sähkön (esim. 1 kpl 3-vaihe 32 A) 
    • ja huoltoalueen palvelut (vesi, jätehuolto Huom! ohjeistus miten kierrätetään?), 
    • x kpl työntekijäpasseja tapahtumaan

  • Teltta ja teltan lattia eivät sisälly / sisältyy / järjestettävissä lisämaksusta

    Tuotteiden myynti suoritetaan myyjän omilla päätelaitteilla/ tapahtumajärjestäjän valitsemilla, toimijan vuokraamilla päätelaitteilla. (jos esim. veloitetaan % osuus liikevaihdosta).

• Rakenteiden purkaminen 
• Alueen siivous ja jätehuolto

• Vuokra/ lainakaluston palautus 

  Tapahtuman jälkeen

• Työryhmän (+talkooporukka, sidosryhmät) purkupalaveri: opit ja kopit eli missä onnistuttiin, missä olisi parannettavaa, järjestetäänkö tapahtuma uudelleen